Сертификат ИСМ подтверждает, что интегрированная система менеджмента организации соответствует выбранным стандартам, например ISO 9001, ISO 14001 или ISO 45001, в пределах указанной деятельности и площадок. Универсальной обязанности получать такой сертификат нет: он нужен, когда его требует тендер, заказчик, договор или собственная политика компании. Итоговый бюджет зависит от состава стандартов, числа площадок, процессов и объема аудита. Требования международных стандартов относятся к системе менеджмента и сами по себе не подтверждают соответствие конкретной продукции.
Сертификат относится к системе управления, а не к конкретной продукции. Поэтому перед оформлением нужно определить, что именно должен подтвердить документ, где он будет предъявляться и признает ли заказчик выбранную систему сертификации.
Оформим сертификат интегрированной системы менеджмента для производственной, сервисной или проектной организации. Определим область, проверим документы, согласуем стандарты и программу аудита. До заключения договора сообщим итоговую стоимость, состав работ и требования к подготовке.
- проверка целесообразности сертификации ИСМ;
- выбор между единым и отдельными сертификатами;
- определение площадок и процессов в области аудита;
- чек-лист документов для начала процедуры.
Рассчитать сертификацию исм
получить область аудита и состав работ
Что выбрать: один документ на все стандарты или отдельные
Сертификат интегрированной системы менеджмента подходит организации, которая действительно объединила общие процессы нескольких систем: управление рисками, внутренний аудит, анализ руководством, работу с несоответствиями, цели и документированную информацию. Если подразделения используют независимые процедуры и разных ответственных, одновременная выдача нескольких сертификатов еще не подтверждает внедрение интегрированной системы менеджмента.
| Параметр | Единый сертификат ИСМ | Отдельные сертификаты |
|---|---|---|
| Объект оценки | Интегрированные процессы по нескольким стандартам | Каждая система менеджмента оценивается отдельно |
| Орган по сертификации | Один орган должен обладать компетентностью по всей заявленной области | Можно привлекать разные органы |
| Аудит | Совместная программа с проверкой общих и специальных требований | Самостоятельная программа для каждого стандарта |
| Сертификационный документ | Единый сертификат перечисляет все примененные стандарты | По каждому стандарту выдается отдельный документ |
| Практический выбор | Подходит при едином подходе к управлению | Подходит, если системы внедрены независимо или имеют разные границы |
Фиксированной комбинации стандартов нет. ISO 9001 охватывает систему менеджмента качества, ISO 14001 относится к экологическому менеджменту, а ISO 45001 задает требования к управлению охраной здоровья и безопасностью труда. ИСМ может объединять две или более совместимые системы; вариант с тремя перечисленными стандартами распространен, но не установлен как обязательный.
Состав ИСМ ограничивают совместимость систем и компетентность органа: к трём названным стандартам добавляют ISO 50001 по энергоменеджменту, ISO/IEC 27001 по информационной безопасности, ISO 22000 по пищевой безопасности, ISO 13485 для медицинских изделий. Объединение возможно из-за единой структуры высокого уровня: разделы про контекст, лидерство, планирование, поддержку, оценку результативности и улучшение у этих стандартов совпадают.
Кому и зачем требуется сертификат ИСМ
Сертификация ИСМ в России по общему правилу добровольна. Части 1 и 2 статьи 21 Федерального закона № 184-ФЗ связывают добровольное подтверждение соответствия с инициативой заявителя и договором с органом по сертификации.
Практическая необходимость возникает из условий закупки, договора поставки, квалификационных требований заказчика или правил допуска подрядчиков. В таком случае нужно перенести формулировку из требования заказчика в техническое задание на сертификацию: указать стандарты, аккредитацию, область деятельности, площадки и допустимый формат единого сертификата. Названия «ISO-сертификат» или «сертификат качества» для этого недостаточно.
Формулировка требования у разных адресатов разная. В закупке его ставят в квалификационные требования или критерии оценки заявок с перечнем стандартов, крупные заказчики добавляют условия к статусу органа, а саморегулируемые организации закрепляют требования к системе менеджмента в собственных стандартах и правилах. Помимо бланка компания получает основание сократить проверки второй стороной и единые правила для подразделений, которые работали по разным процедурам.
Товарные коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД2 не определяют применимость ИСМ так, как при обязательной оценке продукции. Объектом аудита служат процессы организации, сотрудники, инфраструктура и управление рисками. Область сертификата может охватывать производство, услуги или проектирование, но только по перечисленным адресам и видам деятельности.
Один сертификат нельзя автоматически распространять на все филиалы, заводы, бренды и юридические лица холдинга: границы задают наименование организации, площадки и область сертификации.
Сертификат ИСМ не заменяет обязательный сертификат соответствия или декларацию на товар. Это прямо следует из пункта 7 статьи 21 Федерального закона № 184-ФЗ. Сам по себе сертификат ИСМ не является основанием для нанесения знака EAC. Решение Совета ЕЭК от 18.04.2018 № 44 допускает использование сертифицированной системы менеджмента в отдельных схемах оценки серийной продукции, однако подтверждение соответствия самого товара проводится отдельно.
Как выбрать стандарты и очертить область сертификации
Область сертификации определяет реальную ценность документа для заказчика. В ней фиксируют организацию, адреса площадок, виды деятельности, продукцию или услуги, процессы и стандарты, соответствие которым проверил орган. Сертификат ISO 9001 не удостоверяет технические характеристики каждого товара, ISO 14001 не работает как экологическая маркировка, а ISO 45001 не заменяет обязательные процедуры по охране труда, промышленной безопасности или лицензированию.
ГОСТ Р 53893-2010 содержит руководящие принципы и требования к интегрированным системам менеджмента. Он помогает объединить общие элементы, но не отменяет специальные требования каждого стандарта, включенного в сертификат.
Аббревиатуру ИСМ в значении «интегрированная система менеджмента» не нужно смешивать с морским ISM Code. В морском режиме компании и суда получают другие документы по безопасности эксплуатации судов и предотвращению загрязнения; обычный сертификат ИСМ по стандартам менеджмента к этой процедуре не относится.
Какие документы нужно подготовить до аудита
Органу нужна не папка типовых положений, а доказательства того, что заявленные процессы действуют. Комплект зависит от стандартов и области, поэтому готовые шаблоны без записей о выполнении процедур не подтверждают внедрение.
К заявке обычно готовят:
- реквизиты организации и перечень площадок, заявленных на сертификацию;
- описание области ИСМ, организационной структуры и основных процессов;
- политику, цели и документированные процедуры интегрированной системы;
- реестры рисков, экологических аспектов или опасностей по применимым стандартам;
- результаты внутреннего аудита, анализа со стороны руководства и корректирующих действий;
- сведения о сотрудниках, ответственности, обучении и управлении компетентностью;
- обязательные требования, применимые к деятельности организации;
- записи мониторинга процессов, несоответствий и улучшений.
Предсертификационная оценка позволяет проверить связность документов до официального аудита: совпадают ли цели с показателями, охватывает ли внутренний аудит всю область, подтверждены ли действия по рискам и участвует ли руководство в анализе ИСМ. Такой аудит не подменяет сертификационную проверку и не должен заранее гарантировать положительное решение.
Как проходит аудит ИСМ по этапам
Процедура начинается с заявки и анализа исходных сведений. Орган определяет программу и продолжительность аудита с учетом численности сотрудников, числа площадок, сложности процессов, сменности, стандартов и возможности совместной проверки общих требований. Порядок работ такой:
- заявка со сведениями о площадках, стандартах, численности и процессах;
- анализ заявки, проверка компетентности органа по каждому стандарту, расчёт программы;
- договор, аудиторская группа, согласование плана проверки;
- первый этап: документированная информация, область, внутренние аудиты, анализ руководством;
- второй этап: аудит на площадках, опрос сотрудников, записи, результативность;
- несоответствия: причины, корректирующие действия, доказательства выполнения;
- решение о сертификации, сертификат и приложение с областью;
- надзорные аудиты цикла и ресертификация до окончания срока.
Для сертификации систем менеджмента качества и экологического менеджмента пункт 5.2.2 ГОСТ Р 55568-2013 отводит на рассмотрение заявки и принятие решения по ней не более 10 дней со дня регистрации. Это срок предварительного подэтапа, а не обещание выдать сертификат за тот же период. Полный нормативный срок добровольной сертификации федеральный закон не устанавливает: его определяют программа аудита, готовность организации и договор.
Первоначальный сертификационный аудит включает проверку документации и оценку работы системы на площадках. Если аудиторы выявили несоответствия, организация анализирует причины, определяет корректирующие действия и передает доказательства выполнения. Универсального срока на их закрытие для любой ИСМ нет, поэтому период и допустимый формат подтверждений нужно согласовать в договоре и плане аудита.
Положительное решение принимает орган по сертификации, а не консультант и не ISO. По ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 общий сертификационный цикл составляет 3 года. Надзорный аудит проводится не реже одного раза в календарный год, кроме года ресертификации, причем первый должен состояться не позднее 12 месяцев с даты решения о первоначальной сертификации.
Из чего складывается стоимость и что входит в смету
Цена различается из-за трудоемкости аудита, а не только из-за внешнего вида бланка. Смету следует сопоставлять по составу: включены ли проверка документации, первоначальный аудит заявленных площадок, рассмотрение корректирующих действий, выдача сертификата, надзор и командировочные расходы. Первоначальная сертификация предусматривает аудит площадок; оформление документов без такой проверки не заменяет сертификационный аудит.
| Входит в договор с органом | Оплачивается отдельно |
|---|---|
| Анализ заявки, первый и второй этапы аудита на всех площадках | Разработка недостающих процедур и записей |
| Рассмотрение корректирующих действий | Обучение внутренних аудиторов |
| Решение о сертификации, сертификат и приложение | Повторный выезд, если несоответствие не закрыть по документам |
| Надзорные аудиты цикла по договору | Внеплановый аудит при расширении области |
Трудоёмкость растёт от числа стандартов, площадок, численности и сменности. Объединение обычно дешевле трёх раздельных сертификаций: общие элементы аудиторы проверяют один раз, а не трижды.
Подготовим маршрут получения сертификата с учетом 10-дневного срока рассмотрения заявки, если процедура проводится по ГОСТ Р 55568-2013 для СМК и/или СЭМ, трехлетнего сертификационного цикла и ежегодного надзора. Для иных сочетаний стандартов срок определим после проверки правил выбранной системы сертификации и договора. Для расчета достаточно сообщить стандарты, число площадок, численность и виды процессов; дополнительно предоставляется чек-лист готовности к аудиту.
Составить бюджет и календарь исм
получить программу проверки и список документов
Проверка органа и выданного сертификата
Начинать проверку нужно с органа, а не с дизайна сертификата. Росаккредитация не выдает сертификаты ИСМ организациям: она ведет сведения об аккредитованных лицах и контролирует их компетентность.
В реестре аккредитованных лиц Росаккредитации орган ищут по наименованию, ИНН или номеру записи. Затем сверяют статус, тип аккредитованного лица и область аккредитации: в ней должны присутствовать стандарты, заявленные на сертификате. Отсутствие записи не доказывает недействительность любого добровольного документа, поскольку сертификат может быть выдан вне национальной системы аккредитации. Однако такой документ нельзя представлять как аккредитованный Росаккредитацией или маркировать знаком национальной системы аккредитации.
Сам сертификат проверяют по номеру, наименованию владельца, адресам, стандартам, области деятельности, датам и статусу. Единого государственного реестра всех добровольных сертификатов ИСМ нет; порядок учета документа может определять конкретная система добровольной сертификации.
Какие обозначения в предложениях уже неактуальны
Старый стандарт в макете означает, что документ подтверждает уже неактуальную версию требований. Особенно внимательно нужно сверять предложения с OHSAS 18001 и ранними редакциями ISO 9001 или ISO 14001.
| Устаревший документ | Статус | Что применяют вместо него |
|---|---|---|
| ГОСТ ISO 9001-2011 | Утратил силу | ГОСТ Р ИСО 9001-2015 |
| ГОСТ Р ИСО 9001-2008 | Утратил силу | ГОСТ ISO 9001-2011, затем ГОСТ Р ИСО 9001-2015 |
| ГОСТ Р ИСО 14001-2007 | Утратил силу | ГОСТ Р ИСО 14001-2016 |
| ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 | Утратил силу | ГОСТ Р ИСО 45001-2020 |
| ГОСТ Р ИСО 19011-2012 | Утратил силу | ГОСТ Р ИСО 19011-2021 |
| ГОСТ Р 40.003-2008 | Утратил силу | ГОСТ Р 55568-2013 |
Что подготовить в компании и какие ошибки мешают пройти аудит
До подачи заявки зафиксируйте деловую цель документа: конкретный тендер, договор, квалификацию поставщика или повышение управляемости процессов. Требование заказчика нужно запросить письменно, поскольку слова «сертификат ISO» не отвечают на вопрос об аккредитации, стандартах и допустимой области.
Следующее решение касается границ аудита. Сопоставьте юридические лица, площадки и виды деятельности с тем, что планируется указывать в сертификате, а затем назначьте владельцев общих процессов ИСМ. Если экологический менеджмент действует только на производстве, а система менеджмента качества охватывает также сервисные подразделения, орган должен учесть различающиеся границы при построении программы.
Внутренний аудит проводят после внедрения процедур и накопления записей, но до сертификационной проверки. Руководству передают результаты, открытые несоответствия и показатели процессов, чтобы анализ управления опирался на фактические сведения. Только после этого имеет смысл согласовывать даты внешнего аудита и резервировать время ответственных сотрудников.
Роли разводят заранее: у каждого общего процесса один владелец, а не по владельцу от стандарта, и решения принимают линейные руководители, а не координатор ИСМ. Вторая частая причина неудачи в том, что интеграция осталась на бумаге: три несвязанных набора целей, отдельные реестры рисков, аспектов и опасностей, аудиты по стандартам вразнобой, протокол анализа руководством без выполненных решений, записи, появляющиеся только перед проверкой.
Ответственность органа и использование знака аккредитации
За одно лишь отсутствие добровольного сертификата ИСМ административный штраф не установлен. Ответственность возникает при нарушении правил выполнения работ по сертификации, необоснованной выдаче сертификата, необоснованном отказе в его выдаче, приостановлении или прекращении его действия, а также при нарушении установленного порядка использования знака национальной системы аккредитации.
| Основание | Субъект | Санкция |
|---|---|---|
| Часть 1 статьи 14.47 КоАП РФ: нарушение органом по сертификации правил выполнения работ по сертификации, в том числе выдача сертификата соответствия с нарушением требований к порядку сертификации | Должностное лицо | Штраф от 20 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация на срок от 6 месяцев до 1 года |
| Часть 1 статьи 14.47 КоАП РФ: нарушение органом по сертификации правил выполнения работ по сертификации, в том числе выдача сертификата соответствия с нарушением требований к порядку сертификации | Юридическое лицо; индивидуальный предприниматель отвечает как юридическое лицо | Штраф от 400 000 до 500 000 рублей |
| Часть 2 статьи 14.47 КоАП РФ: действия, предусмотренные частью 1, повлекшие выпуск в обращение продукции, не соответствующей требованиям технических регламентов | Должностное лицо | Штраф от 30 000 до 50 000 рублей либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет |
| Часть 2 статьи 14.47 КоАП РФ: действия, предусмотренные частью 1, повлекшие выпуск в обращение продукции, не соответствующей требованиям технических регламентов | Юридическое лицо; индивидуальный предприниматель отвечает как юридическое лицо | Штраф от 700 000 до 1 000 000 рублей |
| Часть 3 статьи 14.47 КоАП РФ: необоснованная выдача органом по сертификации сертификата соответствия, необоснованный отказ в его выдаче либо необоснованные приостановление или прекращение действия сертификата | Должностное лицо | Штраф от 40 000 до 50 000 рублей либо дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет |
| Часть 3 статьи 14.47 КоАП РФ: необоснованная выдача органом по сертификации сертификата соответствия, необоснованный отказ в его выдаче либо необоснованные приостановление или прекращение действия сертификата | Юридическое лицо; индивидуальный предприниматель отвечает как юридическое лицо | Штраф от 800 000 до 1 000 000 рублей |
| Часть 4 статьи 14.47 КоАП РФ: повторное совершение правонарушения, предусмотренного частью 3 | Должностное лицо | Штраф от 50 000 до 70 000 рублей либо дисквалификация на срок от 1 года до трех лет |
| Часть 4 статьи 14.47 КоАП РФ: повторное совершение правонарушения, предусмотренного частью 3 | Юридическое лицо; индивидуальный предприниматель отвечает как юридическое лицо | Штраф от 1 000 000 до 1 500 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток |
| Статья 14.48 КоАП РФ: нарушение установленного порядка использования знака национальной системы аккредитации | Должностное лицо, в том числе индивидуальный предприниматель по правилам статьи 2.4 КоАП РФ | Штраф от 20 000 до 30 000 рублей |
| Статья 14.48 КоАП РФ: нарушение установленного порядка использования знака национальной системы аккредитации | Юридическое лицо | Штраф от 100 000 до 500 000 рублей |
Как поддерживать систему после выдачи документа
Документ действует, пока организация проходит надзор и выполняет договор. Внутренние аудиты и анализ руководством нужны в каждом году цикла: иначе к надзорному аудиту не будет свидетельств за прошедший период. На надзоре орган выборочно смотрит результативность процессов, закрытие прошлых несоответствий, работу с претензиями и то, как компания ссылается на сертификацию в рекламе и тендерных заявках.
Об изменениях сообщают сразу: смена наименования и реорганизация, новая или закрытая площадка, новый вид деятельности, перестройка ответственности, переход на новую редакцию стандарта. Расширение области оформляют отдельно и обычно с дополнительным аудитом. При неустранённых несоответствиях или недопуске к надзору действие приостанавливают, затем прекращают, поэтому ресертификацию планируют заранее.
Ответы на вопросы перед подачей заявки
- Чем ИСМ отличается от ISO 9001?
- ISO 9001 устанавливает требования только к системе менеджмента качества. ИСМ объединяет требования двух или более стандартов систем менеджмента, например ISO 9001, ISO 14001 и ISO 45001, в общих процессах управления.
- Можно ли просто продлить сертификат после окончания срока?
- Автоматического продления нет. Если ресертификация не завершена вовремя, орган может восстановить сертификацию в течение 6 месяцев после истечения срока при выполнении оставшихся действий; позднее требуется провести как минимум второй этап аудита.
- Кто определяет период закрытия несоответствий?
- Период устанавливают правила сертификации, договор и решение органа с учетом характера несоответствия. Единого федерального срока для любой интегрированной системы менеджмента нет.
- Дает ли единый орган практическое преимущество?
- Да, если его компетентность охватывает каждый заявленный стандарт. Тогда общие процессы проверяют в совместной программе, а организация взаимодействует с одной аудиторской группой. При отсутствии нужного стандарта в области компетентности вариант единого органа отпадает.