Сертификация по ГОСТ Р ИСО 30301-2014 подтверждала, что организация управляет записями по установленной политике, контролирует процессы создания и хранения документов, распределяет ответственность и оценивает результативность системы. Такая сертификация добровольна. Она нужна не всем организациям, а тем, кому сертификат требуется для договора, закупки, аудита поставщика или независимого подтверждения внедрения системы.
Для новой процедуры применяют ГОСТ Р ИСО 30301-2022. Единого тарифа и нормативного срока оформления нет, обязательная государственная пошлина составляет 0 рублей. Орган по сертификации рассчитывает цену после оценки области системы, числа площадок, состава документации и готовности процессов к аудиту.
Подготовим сертификацию системы управления документами для организации. Определим актуальный стандарт, область проверки и состав аудита, а до договора сообщим итоговую стоимость и требования к подготовке.
Для расчёта специалисту центра достаточно описания деятельности и имеющейся документации. Заявитель получит:
- вывод о целесообразности сертификата для договора или закупки;
- рекомендацию по выбору редакции стандарта;
- предварительную область сертификации;
- перечень документов для оценки готовности.
Узнать бюджет аудита записей
получить область, состав работ и требования
Какой стандарт указывать в заявке вместо редакции 2014 года
ГОСТ Р ИСО 30301-2014 прекратил действие и заменён ГОСТ Р ИСО 30301-2022. Поэтому оформление сертификата по старому обозначению для новой системы без проверки требования заказчика нецелесообразно. Если закупочная документация или действующий договор дословно называет редакцию 2014 года, заявителю следует запросить письменное разъяснение: примет ли контрагент сертификат по актуальному стандарту.
Старое обозначение всё ещё встречается в коммерческих предложениях и шаблонах технических заданий. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 назывался «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», был идентичен ISO 30301:2011 и введён в действие 01.06.2015. Это не означает, что он совпадает с актуальной международной версией ISO 30301.
| На что ссылаются | Статус | Что применять |
|---|---|---|
| ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» | Заменён | Для новой сертификации использовать ГОСТ Р ИСО 30301-2022; старую ссылку сохранять только при обоснованном договорном требовании |
| ГОСТ Р ИСО 30301-2022 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» | Действует | Применять при построении и новой оценке системы управления документами |
| ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» | Заменён | Не использовать как актуальный терминологический источник |
| ГОСТ Р ИСО 30300-2022 «Информация и документация. Управление документами. Основные положения и словарь» | Действует | Использовать для актуальной терминологии семейства стандартов |
Статусы и официальные названия стандартов доступны в Федеральном информационном фонде стандартов. В заявке, договоре и макете сертификата обозначение должно совпадать с выбранной действующей редакцией.
Что оценивают при сертификации системы менеджмента записей
Сертифицируется система менеджмента организации в заявленной области, а не отдельный архив, документ, СЭД или квалификация работника. Аудитор сопоставляет с требованиями стандарта политику, цели, процессы управления записями, распределение ответственности, ресурсы, внутреннюю проверку и улучшение системы. Стандарт применим к организациям любого типа и размера. Отрасль, форма собственности, численность сотрудников и государственное участие сами по себе не определяют необходимость сертификата. Область выбирают по фактическим процессам, площадкам, требованиям заинтересованных сторон и видам записей, которыми организация управляет. Название программного продукта тоже не определяет соответствие. СЭД может обеспечивать доступ к информации, маршруты согласования и хранение, но внедрение системы требует управленческих решений за пределами программы: утверждённой политики, полномочий ответственных лиц, критериев контроля и записей о результативности. Сертификат системы менеджмента не заменяет обязательные правила архивного хранения, защиты персональных данных, бухгалтерского или налогового учёта. Он относится только к заявленной области и не подтверждает законность каждой операции организации. ГОСТ Р ИСО 30301 не является техническим регламентом ЕАЭС и не используется вместо обязательного подтверждения соответствия продукции.
Внедрение требований ISO 30301 помогает организации установить единые правила работы с записями на всех этапах их жизненного цикла. Сотрудникам становится понятнее, кто создаёт документы, кто отвечает за их сохранность, каким образом предоставляется доступ и как подтверждается выполнение операций. Системный подход снижает зависимость процессов от отдельных работников, упрощает поиск нужной информации и позволяет прослеживать принятые решения. Руководство получает сведения для оценки результативности процессов и устранения повторяющихся проблем. Особенно полезно внедрение организациям с несколькими площадками, большим документооборотом, распределёнными полномочиями или повышенными требованиями контрагентов к сохранности и доступности записей. Практический эффект зависит не от наличия формальных регламентов, а от того, применяются ли установленные правила в ежедневной работе.
Нужно ли получать сертификат и какая предусмотрена ответственность
Получать сертификат по инициативе государства не требуется: пункт 1 статьи 21 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ относит такую оценку к добровольному подтверждению соответствия. Обязательство может появиться из договора, закупочной документации или иного специального требования, но не из самого факта существования национального стандарта.
| Вариант | Когда подходит | Результат |
|---|---|---|
| Внедрение без сертификации | Организации нужна работающая система, а контрагент не требует независимого подтверждения | Политики, процессы и документация действуют внутри организации, сертификат не выдаётся |
| Сертификация по ГОСТ Р ИСО 30301-2022 | Нужен актуальный российский сертификат для закупки, договора или оценки поставщика | Орган проводит сертификационный аудит и принимает решение в пределах заявленной области |
Сертификат даёт организации независимое подтверждение соответствия системы заявленным требованиям, помогает выполнить условие закупки или договора и повышает доверие контрагентов. При этом он подтверждает только указанную в документе область и не заменяет проверку отдельных товаров, услуг или операций.
Специального штрафа за отсутствие добровольного сертификата нет. Правило одинаково действует для всех категорий заявителей и не зависит от размера организации.
| Субъект | Штраф за отсутствие сертификата |
|---|---|
| Граждане | Не установлен |
| Должностные лица | Не установлен |
| Индивидуальные предприниматели | Не установлен |
| Юридические лица | Не установлен |
| Повторное отсутствие документа | Отдельный состав не предусмотрен |
Коммерческий риск возникает в другой ситуации: организация заявляет о наличии действующего сертификата, хотя срок закончился, область не охватывает нужную деятельность или орган не обладает заявленной аккредитацией. Тогда вопрос касается достоверности сведений и исполнения договора, а не отсутствия добровольной сертификации как таковой.
Какие документы готовят к сертификационному аудиту
Комплект документов показывает не только устройство системы, но и её фактическую работу. Набора шаблонов недостаточно: аудитор сопоставляет политики и процедуры с записями об их выполнении, результатами внутреннего аудита и действиями руководства. В комплект для предварительного анализа включают:
- заявку, сведения об организации, включая ИНН и ОГРН, и описание заявленной области системы;
- политику и цели в области управления записями;
- процедуры создания, классификации, доступа, хранения, поиска и выбытия записей;
- распределение ролей, полномочий и подтверждение компетентности персонала;
- рабочие записи, подтверждающие выполнение установленных процессов;
- программу и результаты внутреннего аудита;
- сведения о выявленных несоответствиях и выполненных корректирующих действиях.
Внутренний аудит и анализ со стороны руководства проводят до второй стадии сертификационного аудита и принятия решения о сертификации; конкретный момент проверяют по программе аудита и правилам системы. Универсальных названий должностей стандарт не задаёт: руководство назначает роли с учётом структуры организации, но полномочия и ответственность должны быть определены и доведены до сотрудников.
Как проходит процедура и из чего складываются цена и сроки
Организация сначала определяет область СМЗ и передаёт заявку, после чего орган по сертификации анализирует сведения и формирует программу аудита. Требования к органам и логика процедуры содержатся в ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017: оценка включает рассмотрение заявки, первую и вторую стадии аудита, работу с несоответствиями и отдельное решение о сертификации.
На первой стадии аудитор изучает документацию и готовность системы. На второй стадии он проверяет работу процессов, беседует с ответственными лицами и анализирует записи. Если аудитор выявляет несоответствия, организация выполняет корректирующие действия, а орган оценивает их достаточность по правилам выбранной системы. Положительное решение принимает орган, а не консультант, который помогал проводить внедрение.
Законодательство не устанавливает срок всей процедуры или отдельных подэтапов. При согласовании графика разграничивают срок рассмотрения заявки и документов, продолжительность первой и второй стадий сертификационного аудита, время на устранение несоответствий и период внедрения системы с нуля.
Единого тарифа также нет. Итоговая стоимость зависит от заявленной области, числа объектов, объёма аудита и необходимости повторной проверки корректирующих действий. В расчёте следует отдельно указывать сертификационный аудит, инспекционный контроль и иные услуги; разработка документации и внедрение системы не должны включаться в цену выдачи сертификата без пояснения состава работ. Специальная госпошлина за добровольную сертификацию не предусмотрена.
Срок действия сертификата устанавливают правила конкретной системы добровольной сертификации и указывают в самом документе. Универсальный период, одинаковый для любого сертификата ГОСТ Р ИСО 30301, законом не закреплён. Условия инспекционного контроля и ресертификации следует получить у органа до подписания договора.
Проведём предварительную оценку готовности СМЗ до сертификационного аудита.
После анализа области, политик, процедур и записей заявитель получит карту пробелов, состав работ и расчёт договорной стоимости без подмены внедрения формальной выдачей документа.
Оценить готовность системы записей
узнать недостающие документы и бюджет аудита
Где проверять орган и выданный сертификат
ISO и Росстандарт не выдают сертификаты организациям. ISO разрабатывает международные стандарты, Росстандарт ведёт национальную стандартизацию, а аудит проводит орган по сертификации соответствующей системы.
Аккредитацию проверяют, если орган заявляет, что работает в национальной системе аккредитации, использует её знак либо такое условие установил заказчик. В реестре аккредитованных лиц Росаккредитации сопоставляют наименование или ИНН органа, статус записи и область аккредитации. Одного совпадения названия недостаточно: область должна охватывать соответствующую сертификацию систем менеджмента. Выданный документ ищут в реестре сертификатов соответствия Росаккредитации по номеру, заявителю или органу. В записи сопоставляют владельца, область сертификации, даты и статус. Отсутствие документа в этом реестре не всегда доказывает подделку: сертификат мог быть выдан в добровольной системе вне национальной аккредитации. В таком случае требуется реестр и правила именно той системы, которая указана на бланке.
Что ещё важно знать о сертификации
- Что такое СИБИД и как он связан с ИСО 30301?
- СИБИД объединяет стандарты по информации, библиотечному и издательскому делу. Стандарты семейства ИСО 30300 формируют согласованный подход к терминологии и управлению документами, но принадлежность к этой предметной области не создаёт отдельной обязанности сертифицироваться.
- Чем ГОСТ Р ИСО 30301-2014 отличается от ISO 30301?
- Если имеется в виду ISO 30301:2011, ГОСТ Р ИСО 30301-2014 идентичен этой международной версии по требованиям, но является российским национальным стандартом со своим обозначением, русскоязычным текстом и статусом применения в России. С актуальной международной редакцией ISO 30301 старый ГОСТ не совпадает.
- Можно ли совместить консультации, обучение и внешний аудит?
- Орган по сертификации не должен оказывать клиенту консультации по системе менеджмента. Допустимое общее обучение не должно превращаться в разработку решений за клиента. Если центр оказывает консалтинг, внешний аудит должен проводить независимый орган с соблюдением требований ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017.
Как подготовить организацию к независимой оценке
До обращения в орган следует определить, зачем требуется сертификат: для конкретной закупки, договора или внутренней задачи. Если контрагент сослался на прежнюю редакцию, порядок действий определяют по разделу «Какой стандарт указывать в заявке вместо редакции 2014 года».
Область системы формируют до расчёта стоимости. В неё включают реальные процессы и площадки, по которым организация способна предъявить политики, процедуры и рабочие записи. Расширение области ради более убедительной формулировки увеличивает объём аудита и требует доказательств по каждому включённому процессу.
Самостоятельное внедрение без предварительной оценки создаёт риск формального копирования шаблонов, неверного определения области и расхождений между процедурами и фактической работой. В результате несоответствия обнаруживаются уже во время аудита, что может потребовать доработки документов, процессов и рабочих записей.
Эксперты центра могут подключиться до подачи заявки и помочь отделить требования стандарта от условий конкретного договора или закупки. Для начала работы им передают описание деятельности, структуру организации, перечень площадок, сведения о применяемых информационных системах и имеющиеся политики, процедуры и записи. На основании этих данных специалисты уточняют область будущей сертификации, выявляют недостающие элементы системы и составляют план подготовки. При необходимости они разъясняют требования к внутреннему аудиту, анализу со стороны руководства, распределению ответственности и подтверждению результативности процессов. Такая поддержка не должна подменять решения руководства или независимый сертификационный аудит: организация утверждает собственные правила и обеспечивает их выполнение, а решение о выдаче сертификата принимает орган по сертификации. До заключения договора следует согласовать границы консультационной работы, ожидаемый результат, состав передаваемых материалов и взаимодействие с внешним органом. Это позволяет избежать ситуации, когда заявитель оплачивает подготовку документов, не соответствующих реальной области системы или правилам выбранной сертификации.
Проект договора с органом сопоставляют с правилами системы: в нём должны быть понятны редакция стандарта, этапы процедуры, условия повторной проверки, срок сертификата и порядок последующего контроля. Отдельно запрашивают образец сертификата и способ проверки записи. Если требуется аккредитованный орган, его статус сверяют до оплаты, а не после получения бланка. Профильный центр сертификации рассчитает состав аудита и подготовит перечень документов с учётом выбранной области системы.
Чтобы сделать заказ, передайте специалисту описание деятельности и имеющиеся документы.
Какие документы регулируют статус и проведение сертификации
Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ относит национальные стандарты к документам по стандартизации и закрепляет общее правило добровольности их применения. Поэтому ГОСТ не создаёт обязательность сертификата без отдельного правового или договорного основания.
Нормы Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ регулируют добровольное подтверждение соответствия. Статья 21 предусматривает инициативу заявителя, договор с органом по сертификации и правила выбранной системы. Общее регулирование закона действует с 01.07.2003.
При заявленной аккредитации в национальной системе применяется Федеральный закон от 28.12.2013 № 412-ФЗ. Он регулирует статус аккредитованного лица и область аккредитации, но не делает сертификацию по ИСО 30301-2014 в России обязательной.
ГОСТ Р ИСО 30301-2022 содержит требования к системе управления документами. ГОСТ Р ИСО 30300-2022 задаёт применяемую вместе с ним терминологию. Статусы редакций приведены в разделе «Какой стандарт указывать в заявке вместо редакции 2014 года». ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 адресован органу: он устанавливает требования к компетентности, беспристрастности и проведению аудита систем менеджмента.