ГОСТ Р ИСО 30300-2015: система управления документами

ГОСТ Р ИСО 30300-2015: система управления документами, требования и внедрение относятся к управлению документами как свидетельствами деятельности организации. Стандарт подходит организациям любого типа.

Государственная пошлина за применение стандарта не предусмотрена. Стоимость разработки СУД или добровольной сертификации определяют после обследования процессов: на расчет влияют границы системы, количество площадок, состояние локальных документов, необходимость обучения и готовность к аудиту. Фиксированных государственных тарифов и единого нормативного срока внедрения нет.

Получить консультацию специалиста по применимости серии ГОСТ Р ИСО 30300
Специалист сопоставит цель организации с вариантами внедрения и подтверждения соответствия. По итогам можно определить область СУД и получить памятку по стандартам, которые потребуются для проекта.

Основные положения ГОСТ Р ИСО 30300-2015

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 простыми словами описывает, зачем организации нужна система управления документами, как она связана с общей системой управления и какие термины должны одинаково понимать руководство, делопроизводители, архив, ИТ-служба и владельцы процессов. Официальное название документа: «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

Росстандарт утвердил национальный стандарт приказом от 9 декабря 2015 года № 2123-ст, а датой введения стало 1 июля 2016 года. ГОСТ введен впервые и идентичен ISO 30300:2011, степень соответствия обозначена IDT. Поэтому число «2015» указывает на год российского стандарта, а не на редакцию международного документа.

СУД связывает политику управления документами с целями организации и достижения поставленных целей. Документы при таком подходе рассматриваются не как разрозненные файлы и папки, а как информация и доказательства деловой деятельности. Система определяет создание, получение, сохранение, использования, доступ, отбор, передачу на архивное хранение или контролируемое уничтожение документов.

Российская специфика в том, что серия 30300 ложится на уже действующие правила делопроизводства и архивного дела, а не отменяет их. Номенклатуру дел, экспертизу ценности и сроки хранения организация по-прежнему берет из архивных нормативных актов, а стандарт достраивает поверх них управленческий слой: политику, цели, распределение ответственности и оценку результативности. Практическое следствие такое: термины стандарта приходится сопоставлять с привычной терминологией делопроизводства, а правила оформления реквизитов брать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, потому что серия 30300 их не описывает. Отсюда и типичный сбой внедрения: систему описывают языком перевода с английского, а исполнители продолжают работать по инструкции по делопроизводству, которую никто не пересматривал.

В стандарте СУД означает management system for records: взаимосвязанные элементы управления, включая ответственность руководства, правила, ресурсы, процессы, измерение результатов и улучшение.

Добровольный ГОСТ и обязательные последствия

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 не обязателен для всех российских организаций. Статья 26 Федерального закона № 162-ФЗ закрепляет добровольное применение документов национальной системы стандартизации, если обязательность конкретного положения не возникла из закона или принятого организацией обязательства.

Практическое основание может появиться в договоре, закупочной документации, техническом задании, локальном акте или публичном заявлении о соответствии. В таком случае организация отвечает не за абстрактное «неприменение ГОСТа», а за невыполнение конкретного обязательства. Сертификат также не освобождает от обязательных архивных, бухгалтерских, налоговых правил и требований к персональным данным.

Специальный административный штраф за неприменение ГОСТ Р ИСО 30300-2015 не установлен. Нет и штрафа за нарушение срока его внедрения, поскольку нормативного срока не существует. Ответственность возможна за самостоятельные нарушения законодательства: несохранность архивных документов, отсутствие обязательных учетных записей, нарушение обработки персональных данных или непредставление сведений государственному органу.

Национальный стандарт не является техническим регламентом России или ЕАЭС и не вводит обязательную сертификацию. Добровольное подтверждение соответствия проводится по статье 21 Федерального закона № 184-ФЗ: условия, стоимость и срок сертификата определяет соответствующая система добровольной сертификации.

Где проходит область системы и что в нее не входит

СУД может применять организация любого типа, размера и формы собственности, если ей требуется управлять документами как информационными активами и свидетельствами деятельности. Размер штата, принадлежность к государственному или частному сектору и наличие СЭД сами по себе не определяют применимость стандарта.

Область системы управления документами должна быть установлена по целям, функциям, процессам, площадкам, обязательствам и заинтересованным сторонам. Организация может охватить всю деятельность либо начать с определенных процессов, где особенно значимы достоверность информации, прослеживаемость решений и упрощение доступа к документам. Для группы организаций требуется отдельно определить, какие подразделения используют общую политику и кто распоряжается документными системами.

Бумажные дела, электронные документы, сообщения и записи информационных систем входят в область СУД не из-за носителя или расширения файла. Критерий другой: информация создается, получается и сохраняется как доказательство операции, решения или выполнения обязательства. Любой файл автоматически документом в смысле стандарта не становится.

Сам ГОСТ Р ИСО 30300-2015 не задает универсальные сроки хранения, состав архивных дел или отраслевые основания уничтожения. Эти параметры организация берет из применимых законов, архивных правил и перечней. Например, архивная подсистема должна учитывать приказ Росархива № 77, а сроки типовых управленческих документов определяются приказом № 236 и инструкцией по его применению.

Какие документы образуют систему и кто их ведет

Семь разделов требований ГОСТ Р ИСО 30301-2014 переводятся в конкретную управленческую конструкцию. Высшее руководство утверждает политику и цели, определяет область системы, назначает полномочия и обеспечивает ресурсы. Владелец процесса отвечает за то, какие свидетельства должны возникать в ходе работы, а профильные службы настраивают правила регистрации, классификации, доступа, хранения и отбора.

Комплект для внедрения формируют под область СУД, однако для оценки обычно необходимы однородные группы материалов:

• описание среды организации, обязательств и заинтересованных сторон;
• утвержденная политика управления документами и измеримые цели;
• область СУД, карта процессов, распределение функций и ответственности;
• правила создания, получения, регистрации, классификации и использования документов;
• номенклатура дел, сроки хранения, процедуры передачи в архив и уничтожения;
• правила управления доступом, изменениями, версиями, метаданными и событиями безопасности;
• записи об обучении, мониторинге, внутреннем аудите, анализе руководства и корректирующих действиях.

Оценка эффективности СУД требует показателей, связанных с поставленными целями. Работающая СУД обеспечивает поиск и доступ по установленным полномочиям, подтверждает происхождение решений, поддерживает хранение и позволяет оценивать выполнение документных процессов. Организация может измерять соблюдение сроков регистрации и исполнения, полноту обязательных метаданных, доступность документов для уполномоченных пользователей, выполнение правил хранения и закрытие несоответствий. Конкретный эффект подтверждают выбранными организацией показателями, а не самим наличием сертификата. Стандарт не устанавливает универсальные числовые нормативы: значения, периодичность измерения и критерии приемки утверждает сама организация с учетом риска процессов.

С чего начинают обследование и какие этапы идут дальше

Практика внедрения систем управления документами начинается с определения цели. Обследование выявляет виды документов, маршруты, правовые требования, используемые системы, дублирование информации и точки, где невозможно подтвердить действие или решение. На этом основании формируют область проекта и отделяют обязательные правила от добровольных улучшений.

Проектирование охватывает политику, роли, классификацию, метаданные, уровни доступа, сроки хранения и средства контроля. Пилот проводят на выбранном процессе или подразделении, чтобы проверить работу с документами до тиражирования. Обучение персонала связывают с конкретной ролью: автор должен понимать правила создания, согласующий сотрудник контролирует версию, архив отвечает за экспертизу ценности, а ИТ-служба обеспечивает заданные механизмы использования и защиты.

До внешней оценки организация проводит внутренний аудит и анализ со стороны руководства. Аудитор проверяет не количество регламентов, а соответствие заявленной области, выполнение процессов и наличие записей. Система не пройдет содержательный аудит, если роли существуют только в приказе, а сотрудники используют обходные каналы.

ГОСТы не назначают календарный срок для обследования, проектирования, внутреннего аудита или полного внедрения. Срок зависит от числа процессов и площадок, объема действующих документов, зрелости СЭД и необходимости переработки архивных правил. По той же причине стоимость определяют после анализа материалов техническим специалистом, а не по одному названию стандарта.

Организация выбирает между внедрением без внешнего документа, собственным заявлением, подтверждением со стороны заказчика и добровольной сертификацией. При выборе стандарта для оценки используют таблицу в разделе «Чем 30300 отличается от других стандартов серии». Срок действия сертификата устанавливают правила выбранной системы добровольной сертификации и схема; сам стандарт такого срока не содержит.

Определение состава проекта до договора
Для предварительного диапазона стоимости достаточно передать область деятельности, перечень площадок и имеющиеся регламенты. Специалист разделит внедрение, подготовку к аудиту и добровольную сертификацию, а также составит перечень недостающих материалов. Окончательная цена определяется после обследования процессов и согласования области работ.

СЭД, метаданные и защита документов

Покупка СЭД не подтверждает внедрение СУД: программное обеспечение обеспечивает операции только в пределах настроенных правил. Без политики, владельцев процессов, классификационной схемы и контроля результативности автоматизация воспроизводит прежний документооборот, включая его пробелы.

Неочевидный технический нюанс связан со статусом записи. Черновик, согласованная версия и документ, включенный в систему как свидетельство деятельности, требуют разных прав доступа и правил изменения. Если система допускает незаметную замену содержимого после фиксации операции, организация не может подтвердить целостность и происхождение информации. Поэтому настройки должны обеспечивать контроль версий, журналирование событий, связь документа с процессом и сохранение обязательных метаданных.

Направление, в котором развивается документооборот, задает не сам стандарт, а перевод подлинников в электронный вид и требования к их долговременному хранению. Чем меньше в обороте бумажных оригиналов, тем дороже обходится ошибка в метаданных: подтвердить операцию по электронной записи можно только тогда, когда сохранены сведения о ее создании, изменениях и связи с процессом. Поэтому при проектировании закладывают машиночитаемые атрибуты, а не только карточку для поиска, и заранее решают, что произойдет с документами при смене СЭД или передаче их на архивное хранение. Серия 30300 в этой части устроена удобно: она описывает требования к системе управления, а не к конкретной программе, поэтому смена платформы не обнуляет выстроенные правила.

Для электронных документов дополнительно учитывают юридическое значение подписи и защиту информации. Федеральный закон № 149-ФЗ связывает документирование с правилами придания электронному документу юридической силы, а Федеральный закон № 63-ФЗ различает виды электронной подписи и условия равнозначности бумажному документу. Если система обрабатывает персональные данные, разграничение доступа и удаление записей согласуют с Федеральным законом № 152-ФЗ, а не определяют только удобством пользователей.

Чем 30300 отличается от других стандартов серии

Четыре документа серии решают разные задачи, поэтому выбирают их не по названию, а по тому, что предстоит делать: договориться о понятиях, проверить соответствие, вести само внедрение или спроектировать классификацию и метаданные.

Смежный ГОСТ Р ИСО 30301-2014 утвержден 26 ноября 2014 года приказом № 1847-ст и введен 1 декабря 2015 года. Его требования сгруппированы в 7 разделах, с раздела 4 по раздел 10: среда организации, лидерство, планирование, обеспечение, функционирование, оценка результатов деятельности и улучшение. ГОСТ Р ИСО 30302-2022 введен 1 декабря 2022 года приказом Росстандарта от 20 сентября 2022 года № 966-ст.

Чем ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отличается от ГОСТ Р ИСО 30301-2014? Первый стандарт устанавливает основные положения и терминологию системы управления документами, но не содержит самостоятельного набора проверяемых требований. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 описывает требования к процессам управления документами в организации и применяется при внедрении, аудите и оценке соответствия.

Редакции для актуализации локальных регламентов

Старые ссылки сохраняются в инструкциях, шаблонах и номенклатурах дел даже после замены документа. Перед внедрением следует обновить нормативные ссылки и проверить, не перенесены ли в СЭД отмененные термины, реквизиты или сроки хранения.

Статус самого ГОСТ Р ИСО 30300-2015 проверяют в Каталоге национальных стандартов Росстандарта по точному обозначению. В карточке сверяют название, дату введения, изменения, замену или отмену. Если поиск не дал результата, обозначение ищут без года и отдельно по номеру 30300: отсутствие одной поисковой выдачи не подтверждает отмену.

Вопросы, которые задают перед внедрением

Что организация получает, если сертификат ей не нужен? Ради самого бланка систему не строят. Результат, который можно предъявить, выглядит иначе: сотрудник находит нужный документ по установленным правилам, а не спрашивает коллегу; по записям видно, кто и на каком основании принял решение; исчезают параллельные версии одного файла в почте и на дисках; при запросе проверяющего или заказчика материалы собирают за часы, а не за недели. Побочный эффект тоже практический: становится видно, какие документы организация создает по инерции и без адресата.

Заказчик требует соответствия, но не называет конкретный документ серии. Что уточнять? Уточняют три вещи: нужен ли внешний документ или достаточно заявления самой организации, на какую деятельность распространяется требование и кто будет проверять выполнение. От первого ответа зависит выбор между внедрением, самооценкой и добровольной сертификацией, от второго граница области системы, от третьего состав записей, которые придется показывать.

Переписка в почте и мессенджерах считается документом? Носитель и канал значения не имеют. Значение имеет то, фиксирует ли сообщение операцию, решение или выполнение обязательства и включено ли оно в систему как свидетельство. Согласование условий поставки в переписке в систему включают, обсуждение обеда нет. Практическая сложность в другом: канал должен позволять сохранить сообщение вместе с метаданными, иначе включить его в систему технически нечем.

Придется ли переделывать номенклатуру дел? Полностью переписывать ее стандарт не требует. Обычно номенклатуру сверяют с картой процессов и классификационной схемой: проверяют, все ли создаваемые документы куда-то попадают, нет ли дел, в которые годами ничего не поступает, и совпадают ли сроки хранения с действующими архивными перечнями. Правки после такой сверки точечные, а не сплошные.

Подготовка к проекту без дублирования документов

Следующий материал для подготовки: карта действующего документооборота с указанием владельцев процессов, используемых информационных систем и архивных точек. Ее сопоставляют с номенклатурой дел и перечнями хранения до разработки новой политики, иначе локальный акт будет описывать желаемую модель без связи с реальными маршрутами.

Нормативная база

• Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ
• Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015; ГОСТ Р ИСО 30301-2014; ГОСТ Р ИСО 30302-2022
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77; приказ Росархива от 20.12.2019 № 236